Seorang administrator perkantoran sering dibebankan dengan tugas mengelola penggunaan perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, printer, dan barang-barang lain yang digunakan secara konstan di kantor. Dia berusaha untuk menjaga kantor dapat terus beroperasi dalam anggaran yang ditugaskan setiap saat dan sering memiliki beberapa masukan ke dalam perencanaan anggaran.

Tugas Administrasi Perakantoran

Administrasi perkantoran adalah proses mengawasi operasi sehari-hari dari kantor. Tugas administrasi biasanya menjadi tanggung jawab administrator kantor atau manajer. Salah satu tugas utama yang terkait dengan administrasi perkantoran adalah pengelolaan karyawan yang terkait dengan kantor.

Namun tugas administrasi perkantoran, berbeda dengan tugas staff administrasi yang bertanggung jawab untuk mengawasi staff kantor, memastikan bahwa setiap karyawan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya dengan kompeten yang telah ditentukan.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Salah satu fungsi administrasi di perusahaan, terletak di lingkungan Direktorat Keuangan dan Administrasi. Hal ini bertugas memberikan dukungan administrasi dan logistik ke seluruh struktur organisasi.  Pekerjaan administrasi yang benar-benar penting dalam banyak perusahaan, memberikan bantuan yang berharga di seluruh organisasi.

Fungsi administrasi perkantoran di antaranya adalah

• Pemecah masalah dalam keuangan
• Memberikan dukungan dan bantuan kepada karyawan ketika situasi yang tidak biasa muncul selama penyelesaiannya belum di selesaikan
• Bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan secara berkala
• Merekomendasikan kenaikan gaji
• Admission
• Merekam kegiatan
• Pengembangan dan pelatihan-staf, pengolahan data dan kegiatan
• Membuat laporan bulanan dan tahuna
• Bertugas sebagai anggaran dan perkiraan perencanaan operasional
• Memberikan dukungan strategis dalam lingkup perencanaan jangka menengah
• Sebagai pendukung manajemen bisnis
• Sebagai konsultasi, dan mengendalikan proyek-proyek yang menarik. 
• Mengambil alih tanggung jawab fungsional untuk departemen administrasi anak perusahaan dan bisnis tanggung jawab di daerah yang akan diawasi.
• Dapat mengelola kantor secara baik
• Menyusun daftar bagi para pegawai staf
• Memahami pentingnya SOP (Standard Operation Procedure) untuk kelancaran aktivitas kantor.
• Mengalokasikan penempatan staf
• Mempersiapkan perpanjangan kontrak bagi staf lokal dan asing
• Tentukan periode konfirmasi staf saat ini bekerja
• Menjaga file pribadi staf
• Mengelola semua hal yang berkaitan dengan cuti staf.
• Mempersiapkan surat penawaran untuk pekerjaan staf kontrak lokal dan asing

Jenis Pekerjaan Administrasi Perkantoran

Sistem Administrasi memberikan alat yang diperlukan untuk mengelola konfigurasi dan informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah berbagai jenis kondisi kesalahan. Sistem Administrasi juga memungkinkan administrator untuk melakukan pemeliharaan sistem dan untuk menyelesaikan sistem dan aplikasi masalah umum.

Perangkat administrasi memungkinkan anda untuk melakukan berbagai tugas administratif, seperti keamanan konfigurasi, memantau kinerja, memecahkan masalah, memperbarui ke versi baru dan melakukan transfer data dari sumber target sistem.

Departemen administrasi perkantoran melakukan tugas administratif dan sekretaris sehari-hari untuk organisasi. Mereka melakukan fungsi seperti mengetik dokumen, membuat pengaturan perjalanan bagi para eksekutif dan pembukuan.

Departemen administrasi perkantoran memiliki berbagai jenis pekerjaan seperti berikut :

• Sekretaris Eksekutif.  Seorang sekretaris eksekutif melakukan tugas-tugas administrasi bagi para eksekutif. Dia menciptakan laporan statistik, melakukan konferensi panggilan dan pertemuan, menyambut pengunjung dan menulis memorandum. Seorang sekretaris eksekutif juga dapat melatih dan mengelola staff administrasi.

• Sekretaris Hukum.  Seorang sekretaris hukum bekerja dalam berbagai jenis lingkungan, termasuk firma hukum, perusahaan dan instansi pemerintah. Dia tidak perlu memiliki pendidikan formal untuk menjadi sekretaris hukum. Sebaliknya, orang tersebut dapat menghadiri community college untuk mendapatkan keterampilan yang diperlukan untuk bekerja di lapangan.

• Asisten Administrasi.  Seorang asisten rencana dan administrasi menyiapkan pertemuan dan mengawasi proyek.  Asisten administrasi menciptakan dokumen seperti laporan, presentasi dan lembar kerja.

Definisi Administrasi Keuangan

Menurut Jaze Gaston, “Financial Administration is that part of government organization which deals with the collection, preservation and distribution of public funds, with the coordination of public revenue and expenditure, with the management of credit operations on behalf of the State and with the general control of the financial affairs of public household“.

• “Administrasi Keuangan adalah bagian dari organisasi pemerintah yang berkaitan dengan pengumpulan, pelestarian dan penyaluran dana publik, dengan koordinasi pendapatan dan belanja publik, dengan pengelolaan kredit operasi atas nama Negara dan dengan umum kontrol urusan keuangan rumah tangga umum “.

Menurut L. D. White, “Fiscal Management includes those operations designed to make funds available to officials and to ensure their lawful and efficient use.”

• “Manajemen Fiskal termasuk operasi-operasi yang dirancang untuk menyediakan dana bagi para pejabat dan untuk memastikan penggunaan yang sah dan efisien mereka.”

Menurut istilah, Administrasi Keuangan terdiri dari dua kata. ‘Keuangan’ dan ‘Administrasi’. Pengertian administrasi mengacu pada organisasi dan manajemen usaha manusia dalam mengejar tujuannya. Kata ‘keuangan’ mengacu pada sumber daya moneter.

Jadi pengertian administrasi keuangan mengacu pada serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan membuat uang yang tersedia untuk berbagai cabang organisasi, yang memungkinkannya untuk melaksanakan maksud dan tujuannya. Apakah itu adalah sebuah keluarga, bisnis atau departemen pemerintah, untuk kegiatan yang bergantung pada ketersediaan dana, dengan administrasi keuangan yang bersangkutan.

Fungsi Administrasi Keuangan

Seorang administrator keuangan dalam sebuah organisasi melakukan tugas akuntansi serta penganggaran. Administrator keuangan harus memiliki gelar sarjana di bidang akuntansi atau administrasi bisnis dengan fokus di bidang keuangan. Sebagian besar perusahaan membutuhkan staff administrasi keuangan yang memiliki pengalaman kerja terkait dengan bidang akutansi.

Berikut ini fungsi administrasi keuangan perusahaan :

1. Pembayaran dan Penagihan

Tugas staff administrasi keuangan membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi administrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran yang dikirim untuk pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Administrator Keuangan mempunyai rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan yang diterima.

2. Entri Jurnal

Seorang administrator keuangan melakukan tugas akuntansi seperti membuat jurnal secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis semua transaksi untuk sebuah perusahaan. Entri dibuat menjadi buku besar akuntansi, yang dibuat oleh akun. Administrator keuangan bekerja dengan departemen akuntansi untuk menyelesaikan jurnal ini.

3. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan

Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi. Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan persediaan, depresiasi aset tetap perusahaan dan posting informasi penagihan. Administrator juga berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi. Menutup akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan organisasi.

4. Penganggaran

Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan untuk membuat anggaran bulanan oleh staff administrasi keuangan. Fungsi administrasi keuangan juga, memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan keuangan. Karyawan di posisi administrator keuangan juga mempersiapkan laporan keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan biaya dan laporan arus kas. Administrator keuangan memonitor investasi perusahaan.

5. Pajak

Tugas administrator keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan pajak bagi organisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.

Tanggung Jawab Administrasi Keuangan

Seorang administrator keuangan mengawasi operasi keuangan harian dan perencanaan keuangan jangka panjang. Pekerjaan meliputi :

• pengembangan proses
• laporan
• pedoman yang dibutuhkan untuk membangun dan menjaga keuangan perusahaan
• koordinasi departemen keuangan kepegawaian

Seorang staff administrasi keuangan yang sukses sangat terorganisir dan profesional berorientasi pada detail dengan analitis, komunikasi dan keterampilan matematika yang kuat. Mereka harus memahami persyaratan hukum dan peraturan yang berkaitan dengan keuangan usaha di tingkat lokal, negara bagian dan federal, dan tahu teknik audit untuk membantu memastikan operasi keuangan perusahaan tetap mematuhi peraturan. Penguasaan komputer untuk posisi ini termasuk spreadsheet, presentasi, pengolah kata dan perangkat lunak pelaporan.

Tugas-tugas Staff Administrasi

Tugas utama dari setiap staff administrasi perusahaan adalah untuk mengelola dokumen dan tugas yang diperlukan untuk memastikan bahwa bisnis sehari-hari berjalan lancar. Sebagian besar perusahaan dan badan pemerintah menggunakan orang-orang untuk membantu memastikan bahwa operasi internal dan fungsi bisnis yang terjadi, berjalan dengan cara yang seharusnya.

Dalam hampir setiap konteks, pekerjaan staaf perkantoran ini melibatkan empat fungsi utama

1. komunikasi
2. koordinasi
3. tugas-tugas
4. administrasi harian
5. perencanaan jangka panjang

Peran dalam Perusahaan

Dalam perusahaan besar, seluruh divisi biasanya mendedikasikan urusan administrasi. Petugas administrasi bertugas mengawasi proses dan personil untuk memastikan bahwa perusahaan mampu memenuhi tujuan tertentu yang telah ditentukan. Hal ini dapat melibatkan segala sesuatu dari menetapkan proyek-proyek untuk menulis laporan dan menganalisa angka. Banyak dari pekerjaan ini adalah “internal,” yang berarti bahwa pekerjaannya didasarkan pada pelaporan dan pengarsipan.

Komunikasi

Petugas administrasi yang memiliki banyak kantor cabang dan kantor pusat, biasanya harus fokus pada banyak komunikasi. Staff administrasi perusahaan ini biasanya terhubung ke manajemen dan lini depan staf senior, hingga batas tertentu dan bertanggung jawab untuk membawa pesan bolak-balik antara kedua kelompok ini. Semua komunikasi biasanya harus jelas, singkat, dan memiliki nada profesional. Kemampuan penyampaian informasi apa, dengan metode untuk berkomunikasi biasanya sangat penting.

Kegiatan Koordinasi Tim

Jenis-jenis kegiatan tim yang harus dikoordinasikan tergantung pada industri, fungsi bisnis, dan praktek bisnis secara keseluruhan. Misalnya, dalam perusahaan jasa, petugas mungkin perlu untuk mengkoordinasikan lokasi teknisi, situs pekerjaan, dan pengiriman produk. Dalam praktek medis, pekerjaan mungkin berkisar antara informasi pasien, perwakilan penjualan, konsultan, dan profesional medis yang membentuk inti dari latihan.

Pekerjaan Administratif Harian

Hampir setiap organisasi juga memiliki banyak tugas lebih kecil yang mungkin tampak biasa tapi harus diselesaikan, agar bisnis berjalan seperti biasa. kebanyakan dari ini terkait dengan dokumen dan sebagian besar berada di bawah deskripsi pekerjaan utama petugas administratif. Ini termasuk membayar tagihan, menerbitkan faktur kepada pelanggan, pembayaran pengolahan diterima, dan gaji untuk staf. Pengiriman uang kepada pemerintah dan lembaga-lembaga lain juga harus dikirim dengan dokumentasi pendukung yang benar.

Peran perencanaan

Pekerjaan staff administrasi biasanya menempatkan pusat semua kegiatan bisnis, yang memberikan perspektif menarik tentang bagaimana menjalankan banyak hal yang berbeda. Sebuah bisnis mungkin akan mencari cara untuk memanfaatkan pendekatan ketika datang ke perencanaan organisasi. Hal ini seperti menetapkan tujuan untuk kuartal waktu yang akan datang. Seorang petugas administrasi mungkin akan diberikan tanggung jawab besar bagi organisasi mengenai perencanaan bergerak, atau dapat bertugas mencari tahu yang spesifik seperti keringanan pajak, kemudian mencari solusi yang berbeda dan kemungkinan perbaikan.

Perbedaan Staff Administrasi dan Asisten Administrasi

Jabatan “staff administrasi” kadang-kadang sering disamakan dengan “administrator perkantoran”  atau “asisten administrasi”, padahal meskipun terlihat sama tapi keduanya cukup berbeda. Seorang asisten administrator kantor pada dasarnya adalah seorang sekretaris atau staff pendukung, yang memainkan peran yang sangat junior dalam pengajuan, menjawab telepon, dan tingkat rendah pekerjaan administrasi lainnya. Staff administrasi lebih sering eksekutif yang memiliki banyak pelatihan dan keahlian dan lebih berfungsi sebagai pemimpin daripada pendukung. Kedua macam pekerjaan ini melibatkan manajemen tugas berbasis pengarsipan pada tingkat yang berbeda.

Administrasi pada penerapan unsur di dalamnya melingkupi setiap kegiatan yang terdiri dari dari pengaturan hingga pengurusan terhadap sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai sebuah tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan dua atau banyak orang yang terlibat di dalamnya.

Pengertian administrasi

Jika menarik sebuah pengertian administrasi secara teori, banyak definisi administrasi yang di kemukakan oleh beberapa orang seperti berikut,

Menurut Ulbert, “Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyel
uruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha”

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, “Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.”

sedangkan, menurut WH Evans “Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.”

Menurut George Terry, “Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

Pada pengertian di atas, terdapat dua perbedaan pengertian administrasi yaitu :

Administrasi dalam arti sempit

Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketki-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2).

Administrasi dalam arti yang lebih luas

Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9).

Fungsi Administrasi

Setelah memahami bagaimana pengertian administrasi berikut landasan definisi-definisi yang telah dikemukakan, bagaimana fungsi administrasi pada sebuah organisasi? berikut ini uraiannya :

1. Fungsi perencanaan

Pada proses perencanaan daam organisasi pada umumnya menyangkut terhadap keputusan, baik untuk meramalkan dan juga eksekusi keputusan tersebut. Dalam memperkirakan apa yang akan terjadi di masa datang, dilakukan berdasarkan apa yang terjadi di masa masa lalu dan masa kini. Semakin lengkap administrasi data yang diperoleh dan digunakan, maka akan semakin tepat penafsiran terhadap  ketepatan perkiraan perencanaan.

2. Fungsi pengorganisasian

Pada dasarnya fungsi daripada sebuah organisasi berkenaan dengan usaha yang dilakukan untuk mengembangkan mata rantai pada hubungan kerja (formal) dan pembagian di dalam organisasi atau lembaga. Untuk mencapai pada maksud ini, pengorganisasian harus tepat dengan melibatkan usaha identifikasi terhadap setiap tugas-tugas yang akan dilaksanakan, mengelompokkan tugas-tugas sehingga merupakan satuan-satuan, untuk menetapkan wewenang yang diperlukan.

3. Fungsi pengkoordinasian

Hubungan terhadap kegiatan-kegiatan ke arah pencapaian tujuan-tujuan adalah sebuah koordinasi. Jika telah ditetapkan pada semua pekerja mendapat hak untuk melaksanakan pekerjaan dengan cara yang dikehendaki sendiri, maka setiap orang dari pada mereka biasanya akan diberikan bimbingan oleh pikiran dan juga gagasan-gagasan mengenai ha yang dilakukannya tersebut.