Staff administrasi adalah orang-orang mengawasi kegiatan operasional sehari-hari dari kantor. Tugas administrasi ini biasanya menjadi tanggung jawab administrator kantor atau manajer. Tergantung pada struktur organisasi dan kompleksitas tugas yang berhubungan dengan operasional. Pada umumnya, tanggung jawab manajer atau administrator dapat fokus pada tugas-tugas beberapa inti atau melibatkan pengelolaan berbagai fungsi. Tugas staff administrasi ini bukan hanya soal urusan menajerial, namun merupakan titik vital bagi perencanaan perusahaan. Berikut ini ulasan selengkapnya.
Tugas-tugas Staff Administrasi
Tugas utama dari setiap staff administrasi perusahaan adalah untuk mengelola dokumen dan tugas yang diperlukan untuk memastikan bahwa bisnis sehari-hari berjalan lancar. Sebagian besar perusahaan dan badan pemerintah menggunakan orang-orang untuk membantu memastikan bahwa operasi internal dan fungsi bisnis yang terjadi, berjalan dengan cara yang seharusnya.
Dalam hampir setiap konteks, pekerjaan staaf perkantoran ini melibatkan empat fungsi utama
- komunikasi
- koordinasi
- tugas-tugas
- administrasi harian
- perencanaan jangka panjang
Peran dalam Perusahaan
Dalam perusahaan besar, seluruh divisi biasanya mendedikasikan urusan administrasi. Petugas administrasi bertugas mengawasi proses dan personil untuk memastikan bahwa perusahaan mampu memenuhi tujuan tertentu yang telah ditentukan. Hal ini dapat melibatkan segala sesuatu dari menetapkan proyek-proyek untuk menulis laporan dan menganalisa angka. Banyak dari pekerjaan ini adalah “internal,” yang berarti bahwa pekerjaannya didasarkan pada pelaporan dan pengarsipan.
Komunikasi
Petugas administrasi yang memiliki banyak kantor cabang dan kantor pusat, biasanya harus fokus pada banyak komunikasi. Staff administrasi perusahaan ini biasanya terhubung ke manajemen dan lini depan staf senior, hingga batas tertentu dan bertanggung jawab untuk membawa pesan bolak-balik antara kedua kelompok ini. Semua komunikasi biasanya harus jelas, singkat, dan memiliki nada profesional. Kemampuan penyampaian informasi apa, dengan metode untuk berkomunikasi biasanya sangat penting.
Kegiatan Koordinasi Tim
Jenis-jenis kegiatan tim yang harus dikoordinasikan tergantung pada industri, fungsi bisnis, dan praktek bisnis secara keseluruhan. Misalnya, dalam perusahaan jasa, petugas mungkin perlu untuk mengkoordinasikan lokasi teknisi, situs pekerjaan, dan pengiriman produk. Dalam praktek medis, pekerjaan mungkin berkisar antara informasi pasien, perwakilan penjualan, konsultan, dan profesional medis yang membentuk inti dari latihan.
Pekerjaan Administratif Harian
Hampir setiap organisasi juga memiliki banyak tugas lebih kecil yang mungkin tampak biasa tapi harus diselesaikan, agar bisnis berjalan seperti biasa. kebanyakan dari ini terkait dengan dokumen dan sebagian besar berada di bawah deskripsi pekerjaan utama petugas administratif. Ini termasuk membayar tagihan, menerbitkan faktur kepada pelanggan, pembayaran pengolahan diterima, dan gaji untuk staf. Pengiriman uang kepada pemerintah dan lembaga-lembaga lain juga harus dikirim dengan dokumentasi pendukung yang benar.
Peran perencanaan
Pekerjaan staff administrasi biasanya menempatkan pusat semua kegiatan bisnis, yang memberikan perspektif menarik tentang bagaimana menjalankan banyak hal yang berbeda. Sebuah bisnis mungkin akan mencari cara untuk memanfaatkan pendekatan ketika datang ke perencanaan organisasi. Hal ini seperti menetapkan tujuan untuk kuartal waktu yang akan datang. Seorang petugas administrasi mungkin akan diberikan tanggung jawab besar bagi organisasi mengenai perencanaan bergerak, atau dapat bertugas mencari tahu yang spesifik seperti keringanan pajak, kemudian mencari solusi yang berbeda dan kemungkinan perbaikan.
Perbedaan Staff Administrasi dan Asisten Administrasi
Jabatan “staff administrasi” kadang-kadang sering disamakan dengan “administrator perkantoran” atau “asisten administrasi”, padahal meskipun terlihat sama tapi keduanya cukup berbeda. Seorang asisten administrator kantor pada dasarnya adalah seorang sekretaris atau staff pendukung, yang memainkan peran yang sangat junior dalam pengajuan, menjawab telepon, dan tingkat rendah pekerjaan administrasi lainnya. Staff administrasi lebih sering eksekutif yang memiliki banyak pelatihan dan keahlian dan lebih berfungsi sebagai pemimpin daripada pendukung. Kedua macam pekerjaan ini melibatkan manajemen tugas berbasis pengarsipan pada tingkat yang berbeda.
Advertisements