Seorang administrator perkantoran sering dibebankan dengan tugas mengelola penggunaan perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, printer, dan barang-barang lain yang digunakan secara konstan di kantor. Dia berusaha untuk menjaga kantor dapat terus beroperasi dalam anggaran yang ditugaskan setiap saat dan sering memiliki beberapa masukan ke dalam perencanaan anggaran.

Tugas Administrasi Perakantoran

Administrasi perkantoran adalah proses mengawasi operasi sehari-hari dari kantor. Tugas administrasi biasanya menjadi tanggung jawab administrator kantor atau manajer. Salah satu tugas utama yang terkait dengan administrasi perkantoran adalah pengelolaan karyawan yang terkait dengan kantor.

Namun tugas administrasi perkantoran, berbeda dengan tugas staff administrasi yang bertanggung jawab untuk mengawasi staff kantor, memastikan bahwa setiap karyawan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya dengan kompeten yang telah ditentukan.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Salah satu fungsi administrasi di perusahaan, terletak di lingkungan Direktorat Keuangan dan Administrasi. Hal ini bertugas memberikan dukungan administrasi dan logistik ke seluruh struktur organisasi.  Pekerjaan administrasi yang benar-benar penting dalam banyak perusahaan, memberikan bantuan yang berharga di seluruh organisasi.

Fungsi administrasi perkantoran di antaranya adalah

• Pemecah masalah dalam keuangan
• Memberikan dukungan dan bantuan kepada karyawan ketika situasi yang tidak biasa muncul selama penyelesaiannya belum di selesaikan
• Bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan secara berkala
• Merekomendasikan kenaikan gaji
• Admission
• Merekam kegiatan
• Pengembangan dan pelatihan-staf, pengolahan data dan kegiatan
• Membuat laporan bulanan dan tahuna
• Bertugas sebagai anggaran dan perkiraan perencanaan operasional
• Memberikan dukungan strategis dalam lingkup perencanaan jangka menengah
• Sebagai pendukung manajemen bisnis
• Sebagai konsultasi, dan mengendalikan proyek-proyek yang menarik. 
• Mengambil alih tanggung jawab fungsional untuk departemen administrasi anak perusahaan dan bisnis tanggung jawab di daerah yang akan diawasi.
• Dapat mengelola kantor secara baik
• Menyusun daftar bagi para pegawai staf
• Memahami pentingnya SOP (Standard Operation Procedure) untuk kelancaran aktivitas kantor.
• Mengalokasikan penempatan staf
• Mempersiapkan perpanjangan kontrak bagi staf lokal dan asing
• Tentukan periode konfirmasi staf saat ini bekerja
• Menjaga file pribadi staf
• Mengelola semua hal yang berkaitan dengan cuti staf.
• Mempersiapkan surat penawaran untuk pekerjaan staf kontrak lokal dan asing

Jenis Pekerjaan Administrasi Perkantoran

Sistem Administrasi memberikan alat yang diperlukan untuk mengelola konfigurasi dan informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah berbagai jenis kondisi kesalahan. Sistem Administrasi juga memungkinkan administrator untuk melakukan pemeliharaan sistem dan untuk menyelesaikan sistem dan aplikasi masalah umum.

Perangkat administrasi memungkinkan anda untuk melakukan berbagai tugas administratif, seperti keamanan konfigurasi, memantau kinerja, memecahkan masalah, memperbarui ke versi baru dan melakukan transfer data dari sumber target sistem.

Departemen administrasi perkantoran melakukan tugas administratif dan sekretaris sehari-hari untuk organisasi. Mereka melakukan fungsi seperti mengetik dokumen, membuat pengaturan perjalanan bagi para eksekutif dan pembukuan.

Departemen administrasi perkantoran memiliki berbagai jenis pekerjaan seperti berikut :

• Sekretaris Eksekutif.  Seorang sekretaris eksekutif melakukan tugas-tugas administrasi bagi para eksekutif. Dia menciptakan laporan statistik, melakukan konferensi panggilan dan pertemuan, menyambut pengunjung dan menulis memorandum. Seorang sekretaris eksekutif juga dapat melatih dan mengelola staff administrasi.

• Sekretaris Hukum.  Seorang sekretaris hukum bekerja dalam berbagai jenis lingkungan, termasuk firma hukum, perusahaan dan instansi pemerintah. Dia tidak perlu memiliki pendidikan formal untuk menjadi sekretaris hukum. Sebaliknya, orang tersebut dapat menghadiri community college untuk mendapatkan keterampilan yang diperlukan untuk bekerja di lapangan.

• Asisten Administrasi.  Seorang asisten rencana dan administrasi menyiapkan pertemuan dan mengawasi proyek.  Asisten administrasi menciptakan dokumen seperti laporan, presentasi dan lembar kerja.

Tugas-tugas Staff Administrasi

Tugas utama dari setiap staff administrasi perusahaan adalah untuk mengelola dokumen dan tugas yang diperlukan untuk memastikan bahwa bisnis sehari-hari berjalan lancar. Sebagian besar perusahaan dan badan pemerintah menggunakan orang-orang untuk membantu memastikan bahwa operasi internal dan fungsi bisnis yang terjadi, berjalan dengan cara yang seharusnya.

Dalam hampir setiap konteks, pekerjaan staaf perkantoran ini melibatkan empat fungsi utama

1. komunikasi
2. koordinasi
3. tugas-tugas
4. administrasi harian
5. perencanaan jangka panjang

Peran dalam Perusahaan

Dalam perusahaan besar, seluruh divisi biasanya mendedikasikan urusan administrasi. Petugas administrasi bertugas mengawasi proses dan personil untuk memastikan bahwa perusahaan mampu memenuhi tujuan tertentu yang telah ditentukan. Hal ini dapat melibatkan segala sesuatu dari menetapkan proyek-proyek untuk menulis laporan dan menganalisa angka. Banyak dari pekerjaan ini adalah “internal,” yang berarti bahwa pekerjaannya didasarkan pada pelaporan dan pengarsipan.

Komunikasi

Petugas administrasi yang memiliki banyak kantor cabang dan kantor pusat, biasanya harus fokus pada banyak komunikasi. Staff administrasi perusahaan ini biasanya terhubung ke manajemen dan lini depan staf senior, hingga batas tertentu dan bertanggung jawab untuk membawa pesan bolak-balik antara kedua kelompok ini. Semua komunikasi biasanya harus jelas, singkat, dan memiliki nada profesional. Kemampuan penyampaian informasi apa, dengan metode untuk berkomunikasi biasanya sangat penting.

Kegiatan Koordinasi Tim

Jenis-jenis kegiatan tim yang harus dikoordinasikan tergantung pada industri, fungsi bisnis, dan praktek bisnis secara keseluruhan. Misalnya, dalam perusahaan jasa, petugas mungkin perlu untuk mengkoordinasikan lokasi teknisi, situs pekerjaan, dan pengiriman produk. Dalam praktek medis, pekerjaan mungkin berkisar antara informasi pasien, perwakilan penjualan, konsultan, dan profesional medis yang membentuk inti dari latihan.

Pekerjaan Administratif Harian

Hampir setiap organisasi juga memiliki banyak tugas lebih kecil yang mungkin tampak biasa tapi harus diselesaikan, agar bisnis berjalan seperti biasa. kebanyakan dari ini terkait dengan dokumen dan sebagian besar berada di bawah deskripsi pekerjaan utama petugas administratif. Ini termasuk membayar tagihan, menerbitkan faktur kepada pelanggan, pembayaran pengolahan diterima, dan gaji untuk staf. Pengiriman uang kepada pemerintah dan lembaga-lembaga lain juga harus dikirim dengan dokumentasi pendukung yang benar.

Peran perencanaan

Pekerjaan staff administrasi biasanya menempatkan pusat semua kegiatan bisnis, yang memberikan perspektif menarik tentang bagaimana menjalankan banyak hal yang berbeda. Sebuah bisnis mungkin akan mencari cara untuk memanfaatkan pendekatan ketika datang ke perencanaan organisasi. Hal ini seperti menetapkan tujuan untuk kuartal waktu yang akan datang. Seorang petugas administrasi mungkin akan diberikan tanggung jawab besar bagi organisasi mengenai perencanaan bergerak, atau dapat bertugas mencari tahu yang spesifik seperti keringanan pajak, kemudian mencari solusi yang berbeda dan kemungkinan perbaikan.

Perbedaan Staff Administrasi dan Asisten Administrasi

Jabatan “staff administrasi” kadang-kadang sering disamakan dengan “administrator perkantoran”  atau “asisten administrasi”, padahal meskipun terlihat sama tapi keduanya cukup berbeda. Seorang asisten administrator kantor pada dasarnya adalah seorang sekretaris atau staff pendukung, yang memainkan peran yang sangat junior dalam pengajuan, menjawab telepon, dan tingkat rendah pekerjaan administrasi lainnya. Staff administrasi lebih sering eksekutif yang memiliki banyak pelatihan dan keahlian dan lebih berfungsi sebagai pemimpin daripada pendukung. Kedua macam pekerjaan ini melibatkan manajemen tugas berbasis pengarsipan pada tingkat yang berbeda.