Tugas Sekretaris Profesional

Pengertian sekretaris bersumber dari wikipedia adalah “sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, seperti tugas-tugas administrasi atau tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Pada perusahaan-perusahaan besar di Indonesia tugas sekretaris telah mengalami perkembangan dilihat dari tanggung jawabnya, yaitu sebagai Assistant Pribadi (PA). Perbedaan antara keduanya di lihat dari tanggung jawabnya, jika PA lebih bertanggung jawab terhadap urusan personal atau seorang yang menunjuknya (atasan) . Sedangkan sekretaris perusahaan lebih bertanggung jawab urusan pemimpin yang berhubungan dengan perusahaan secara umum.

Tugas sekretaris menurut ahli Drs. Sutiyoso (1991) dibedakan menjadi beberapa kelompok bidang tugas seperti berikut :

1- Tugas perkantoran

Pekerjaan bidang perkantoran sekretaris mencakup persiapan meja kerja bagi pimpinan, siap menerima instruksi pimpinan, menangani surat-surat keluar dan masuk pimpinan perusahaan, mengetik surat, membuat konsep surat hingga mengatur file-file surat

2- Tugas resepsionis

Seorang sekretaris menangani komunikasi via telepon untuk mencatat pesan-pesan penting. Lalu menerima tamu-tamu pimpinan, membuat jadwal janji pertemuan untuk pimpinan, hingga menyusun aktivitas kerja keseharian pimpinan.

3- Tugas keuangan

Seperti mengelola keuangan keluarga, sekretaris pun menangani hal yang berhubungan dengan keuangan pimpinan perusahaan seperti menangani urusan dengan bank, penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang atas nama pimpinan. Lalu menyimpan bukti dan catatan keuangan secara baik untuk digunakan sewaktu-waktu.

4- Tugas sosial

Seorang sekretaris profesional bertugas untuk menangani urusan rumah tangga kantor pimpinan, seperti mrngatur penyelenggaraan resepsi yang diadakan pimpinan dan mengurus hingga tamu undangan. Melakukan hubungan sosial terhadap rekanan relasi atas nama pimpinan seperti pengiriman ucapan selamat atau duka cita.

5- Tugas Insidentil

Persiapan yang menyangkut agenda rapat, laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan. Pembuatan ikhtisar dari berita-berita di berbagai media. Melakukan koreksi terhadap bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sirkuler, dan sebagainya yang dibuat oleh pimpinan,

Syarat Sekretaris Profesional

Untuk menunjang keseluruhan tugas sekretaris perusahaan, diperlukan persyaratan seorang sekretaris untuk melakukan tugas dengan sebaik-baiknya, seperti berikut :

Administrasi pada penerapan unsur di dalamnya melingkupi setiap kegiatan yang terdiri dari dari pengaturan hingga pengurusan terhadap sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai sebuah tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan dua atau banyak orang yang terlibat di dalamnya.

Pengertian administrasi

Jika menarik sebuah pengertian administrasi secara teori, banyak definisi administrasi yang di kemukakan oleh beberapa orang seperti berikut,

Menurut Ulbert, “Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyel
uruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha”

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, “Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.”

sedangkan, menurut WH Evans “Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.”

Menurut George Terry, “Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

Pada pengertian di atas, terdapat dua perbedaan pengertian administrasi yaitu :

Administrasi dalam arti sempit

Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketki-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2).

Administrasi dalam arti yang lebih luas

Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9).

Fungsi Administrasi

Setelah memahami bagaimana pengertian administrasi berikut landasan definisi-definisi yang telah dikemukakan, bagaimana fungsi administrasi pada sebuah organisasi? berikut ini uraiannya :

1. Fungsi perencanaan

Pada proses perencanaan daam organisasi pada umumnya menyangkut terhadap keputusan, baik untuk meramalkan dan juga eksekusi keputusan tersebut. Dalam memperkirakan apa yang akan terjadi di masa datang, dilakukan berdasarkan apa yang terjadi di masa masa lalu dan masa kini. Semakin lengkap administrasi data yang diperoleh dan digunakan, maka akan semakin tepat penafsiran terhadap  ketepatan perkiraan perencanaan.

2. Fungsi pengorganisasian

Pada dasarnya fungsi daripada sebuah organisasi berkenaan dengan usaha yang dilakukan untuk mengembangkan mata rantai pada hubungan kerja (formal) dan pembagian di dalam organisasi atau lembaga. Untuk mencapai pada maksud ini, pengorganisasian harus tepat dengan melibatkan usaha identifikasi terhadap setiap tugas-tugas yang akan dilaksanakan, mengelompokkan tugas-tugas sehingga merupakan satuan-satuan, untuk menetapkan wewenang yang diperlukan.

3. Fungsi pengkoordinasian

Hubungan terhadap kegiatan-kegiatan ke arah pencapaian tujuan-tujuan adalah sebuah koordinasi. Jika telah ditetapkan pada semua pekerja mendapat hak untuk melaksanakan pekerjaan dengan cara yang dikehendaki sendiri, maka setiap orang dari pada mereka biasanya akan diberikan bimbingan oleh pikiran dan juga gagasan-gagasan mengenai ha yang dilakukannya tersebut.

Supervisor personal yang diberi kepercayaan dan mengemban tugas serta kepercayaan untuk memberikan instruksi kerja, pengawasan, dan monitoring serta melakukan pekerjaan dalam suatu grup atau kelompok. Ia harus mampu menjalin kerja sama dengan perusahaan atau dengan bawahannya agar tidak terjadi konflik.

Tugas Supervisor

Tugas supervisor dapat dibagi menjadi beberapa tugas penting dan pokok, setidaknya ada 5 tugas pokok dari seorang supervisor yang paling utama.

1. Menyampaikan kebijakan yang disampaikan oleh jabatan di atasnya kepada seluruh bawahan dan groupnya
2. Mengatur kelompok kerja pada grup yang dipegangnya
3. Memberikan tugas pada subordinatenya
4. Melaksanakan tugas, proyek, dan pekerjaan secara langsung
5. Memberikan training pada subordinate
6. Memimpin dan memotivasi subordinate atau bawahannya
7. Menegakkan aturan yang telah di tentukan oleh perusahaan
8. Mendisiplinkan bawahan/subordinate
9. Memecahkan masalah sehari hari yang rutin
10. Membuat rencana jangka pendek untuk tugas yang telah ditetapkan oleh atasannya.
11. Mengontrol dan mengevaluasi kinerja bawahan
12. Memberikan info pada manajemen mengenai kondisi bawahan, atau menjadi perantara antara pekerja dengan manajemen.

Tugas dalam memimpin seorang supervisor memang berbeda dengan tugas moderator. Supervisor di tuntut memiliki wibawa sebagai seorang pemimpin yang siap berkorban serta menjalankan tugas yang diemban agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai. Tugas dan wewenang ini hampir sama pada supervisor produksi, management, marketing dan sebagainya.

Tanggung Jawab Supervisor

Seorang supervisor harus memiliki kriteria pemimpin yang baik dan adil, hal ini dikarenakan vitalnya peran supervisor dalam kesuksesan perusahaan. Tugas supervisor dan tanggung jawabnya memang penting untuk perusahaan, namun secara garis besar supervisor dapat kita bagi menjadi 5 tanggung jawab yang besar yaitu.

• Planning, merencanakan kegiatan yang menjadi tugasnya
• Organizing, mengordinasikan kegiatan dan tugas agar berjalan lancar
• Staffing, memastikan setiap orang yang terlibat pada tugas dan pekerjaan tersebut.
• Directing, Mengarahkan bagaimana agar tugas dan pekerjaan tersebut dapat berjalan lancar.
• Controlling, melakukan kontrol terhadap kegiatan dalam grup serta pekerjaan yang dilakukan oleh grup tersebut.

Tugas dan tanggung jawab supervisor memang sangat luas seperti halnya tugas HRD, pada intinya adalah bagaimana ia memastikan bahwa semua pekerjaan dapat dilakukan dengan baik.  Supervisor juga dituntut dapat memberikan motivasi kepada karyawan atau bawahannya agar kembali semangat bekerja serta di jalur yang benar dalam melakukan pekerjaan.

Moderator adalah orang yang menjalankan tugas sebagai penghubung terhadap peserta diskusi dalam sebuah pertemuan, rapat, atau forum untuk memastikan jalannya acara sesuai dengan susunan kegiatan yang telah di susun. Moderator bertanggung jawab penuh terhadap diskusi atau rapat yang dibawanya agar berjalan sukses. Moderator hampir sama dengan pembawa acara, namun pembawa acara cendrung bersifat satu arah.

Tugas Moderator

Tugas moderator dalam suatu forum baik diskusi atau rapat baik resmi ataupun tidak resmi sangat banyak sekali, berikut adalah beberapa tugas dari seorang moderator yang harus di pahami.

1. Membuka acara/forum/diskusi/rapat sehingga seluruh peserta memahami makna dan tujuannya.
2. Memperkenalkan nara sumber atau tim yang terlibat dalam diskusi
3. Memberikan informasi mengenai topik dan tujuan diskusi
4. Memberikan kesempatan terhadap nara sumber untuk menyampaikan topik bahasan
5. Mempersilakan peserta menyampaikan pendapat atau bertanya jawab
6. Memastikan tidak ada kegaduhan dalam forum tersebut
7. Mencegah konflik atau kegaduhan antar peserta
8. Berlaku adil dalam memberikan kesempatan menyampaikan informasi kepada peserta atau nara sumber.
9. Menjaga suasana tenang dan kondusif
10. Mencairkan suasana jika sudah mulai panas
11. Menyanggah dan memotong pembicaraan peserta apabila telah menyimpang dari kaidah dan tema diskusi. Termasuk jika telah mengandung unsur SARA.
12. Kreatif dan aktif memberikan ide atau pendapat lain serta mempersiapkan pertanyaan untuk nara sumber atau peserta
13. Dalam beberapa kasus seorang moderator harus mengambil keputusan dalam diskusi.
14. Memberikan penutup dalam forum diskusi tersebut

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya seorang moderator harus berlaku adil dan tidak memihak pada salah satu pihak atau anggota dalam diskusi tersebut. Tidak hanya itu, moderator dapat dikatakan sebagai pemimpin yang paling tinggi dalam suatu forum pertemuan tersebut.

Tugas Pokok Moderator Dalam Rapat

Tugas moderator dalam rapat atau diskusi yang paling pokok adalah memastikan bahwa tujuan dan maksud dari acara serta forum tersebut telah berjalan lancar. Selain itu tugas pokok lainnya adalah mencairkan, mencegah konflik, dan pada akhirnya mengambil suatu keputusan yang tepat mengenai diskusi yang dipimpinnya. Dalam beberapa kasus seorang moderator juga di tuntut pandai melakukan komunikasi.

Moderator tidak hanya harus pintar dan memiliki wawasan luas, moderator juga harus memahami karakteristik setiap peserta. Sebagai moderator selain penampilan yang harus rapi, tapi tetap harus mempelajari dan menguasai topik yang di bawanya. Pada akhirnya adalah moderator merupakan kunci forum tersebut tidak kaku dan berjalan pasif.