Tugas sekretaris perusahaan memegang peranan penting dalam berjalannya kegiatan perusahaan khususnya yang berkaitan dengan pimpinan. Pimpinan perusahaan biasanya memiliki seorang sekretaris untuk membantu menjalani kegiatan perusahaan. Meskipun terlihat mudah namun, tugas sekretaris profesional tidak semudah seperti teorinya. Seorang sekretaris handal akan memberikan efek terhadap tugas-tugas pimpinan, yang berdampak terhadap tanggung jawab pimpinan terhadap perusahaan.
Tugas Sekretaris Profesional
Pengertian sekretaris bersumber dari wikipedia adalah “sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, seperti tugas-tugas administrasi atau tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Pada perusahaan-perusahaan besar di Indonesia tugas sekretaris telah mengalami perkembangan dilihat dari tanggung jawabnya, yaitu sebagai Assistant Pribadi (PA). Perbedaan antara keduanya di lihat dari tanggung jawabnya, jika PA lebih bertanggung jawab terhadap urusan personal atau seorang yang menunjuknya (atasan) . Sedangkan sekretaris perusahaan lebih bertanggung jawab urusan pemimpin yang berhubungan dengan perusahaan secara umum.
Tugas sekretaris menurut ahli Drs. Sutiyoso (1991) dibedakan menjadi beberapa kelompok bidang tugas seperti berikut :
1- Tugas perkantoran
Pekerjaan bidang perkantoran sekretaris mencakup persiapan meja kerja bagi pimpinan, siap menerima instruksi pimpinan, menangani surat-surat keluar dan masuk pimpinan perusahaan, mengetik surat, membuat konsep surat hingga mengatur file-file surat
2- Tugas resepsionis
Seorang sekretaris menangani komunikasi via telepon untuk mencatat pesan-pesan penting. Lalu menerima tamu-tamu pimpinan, membuat jadwal janji pertemuan untuk pimpinan, hingga menyusun aktivitas kerja keseharian pimpinan.
3- Tugas keuangan
Seperti mengelola keuangan keluarga, sekretaris pun menangani hal yang berhubungan dengan keuangan pimpinan perusahaan seperti menangani urusan dengan bank, penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang atas nama pimpinan. Lalu menyimpan bukti dan catatan keuangan secara baik untuk digunakan sewaktu-waktu.
4- Tugas sosial
Seorang sekretaris profesional bertugas untuk menangani urusan rumah tangga kantor pimpinan, seperti mrngatur penyelenggaraan resepsi yang diadakan pimpinan dan mengurus hingga tamu undangan. Melakukan hubungan sosial terhadap rekanan relasi atas nama pimpinan seperti pengiriman ucapan selamat atau duka cita.
5- Tugas Insidentil
Persiapan yang menyangkut agenda rapat, laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan. Pembuatan ikhtisar dari berita-berita di berbagai media. Melakukan koreksi terhadap bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sirkuler, dan sebagainya yang dibuat oleh pimpinan,
Syarat Sekretaris Profesional
Untuk menunjang keseluruhan tugas sekretaris perusahaan, diperlukan persyaratan seorang sekretaris untuk melakukan tugas dengan sebaik-baiknya, seperti berikut :
Syarat kepribadian menjadi yang utama untuk menjadi sekretaris profesional seperti berikut ini :
- Ramah
- Sabar
- Simpatik
- Berpenampilan baik
- Mudah bergaul
- Dapat dipercaya untuk memegang rahasia
- Sikap bijaksana
- Memiliki ingatan yang baik
- Rapi dan detail
Syarat pengetahuan ini terbagi menjadi 2 yaitu:
1. Syarat pengetahuan umum
- Memiliki pengetahuan mengenai perusahaan dengan baik agar mampu mengangkat nama baik dari perusahaan.
- Kemampuan berbahasa Indonesia yang baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis.
- Pengetahuan tentang tata cara korespondensi dan kearsipan yang berkaitan dengan tugas sekretaris.
2. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus merupakan pemahaman seorang sekertaris tentang hal-hal yang menyangkut perusahaan. Contohnya, jika bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang asuransi, maka sedikit banyak harus mengetahui jasa asuransi yang dilakukan perusahaan dan hal-hal umum lainnya.
Syarat keahlian berhubungan dengan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, mencakup :
- Penyusunan laporan
- korespondensi
- Menulis cepat dengan steno
- Teknik mengetik surat, dan sebagainya
Advertisements